Bonus Copyright Access integritetspolicy

Bonus Copyright Access värnar skyddet av din personliga integritet. Här beskriver vi hur vi samlar in och använder personuppgifter.

1. Allmänt

I Bonus Copyright Access dataskyddspolicy förklarar vi hur vi använder personuppgifter i vår verksamhet samt vilka rättigheter du har gentemot oss och hur du kan göra dem gällande.

Har du frågor om vårt integritets- och dataskydd kan du kontakta oss på info@bonuscopyright.se.

Bonus Copyright Access hanterar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Det innebär bland annat att vi inte hanterar personuppgifter i större utsträckning än vad som är nödvändigt utifrån ändamålen i vår verksamhet eller i andra syften är de som anges nedan.

Denna integritetspolicy gäller dig som kommer i kontakt med Bonus Copyright Access i din yrkesutövning, till exempel som avtalstecknare eller som kontaktperson för en organisation som tecknar avtal som vi administrerar. Policyn omfattar även Bonus Copyright Access förtroendevalda, samarbetspartners, leverantörer, jobbsökande och andra som kontaktar oss, till exempel via telefon eller e-post.

Nedan hittar du information om vilka personuppgifter vi använder, för vilka ändamål och den rättsliga grunden för vår behandling.

2. Härifrån får vi dina personuppgifter

Bonus Copyright Access behandlar uppgifter som du själv eller din organisation lämnar till oss om dig i din egenskap som företrädare för en organisation som tecknar avtal som förmedlas av oss. Utöver de personuppgifter som du själv eller den organisation du arbetar vid lämnar till oss får vi personuppgifter i samband med inköp av adressuppgifter från offentliga register och när vi tar emot fördelningsunderlag.

3. För detta hanterar och använder vi personuppgifter (laglig grund och bevarandetid)


När avtal k
ommer till stånd
Bonus Copyright Access använder dina namn- och kontaktuppgifter, och andra nödvändiga uppgifter som du själv väljer att lämna, när vi medverkar till och tecknar avtal mellan din huvudman och Bonus Copyright Access medlemsorganisationer.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att medverka till att avtal kommer till stånd och med stöd av lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt. Vi marknadsför avtal med stöd av vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en kostnadseffektiv förenklad rättighetsklarering av upphovsrättsskyddat material till företag, organisationer, myndigheter med flera.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna så länge det är nödvändigt för ändamålet och gallrar sedan personuppgifterna enligt våra interna rutiner.

Hantera kundförhållandet
Bonus Copyright Access vill förenkla och underlätta kommunikationen med din huvudman. Därför registrerar vi nödvändiga uppgifter som du själv eller din organisation lämnat till oss i vårt kundsystem. Vi registrerar ditt namn, organisations namn, kontaktuppgifter, området du är kontaktperson för, vilken roll eller funktion du har samt fakturauppgifter. Vi registrerar dessa uppgifter för att vi ska kunna skicka aktuella avtal, villkor, priser, informationsmaterial, fakturor till rätt mottagare. För att ge dig så bra service som möjligt kan vi komma att göra noteringar av kundinteraktioner i kundsystemet.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att vårda avtalsrelationen mellan Bonus Copyright Access medlemsorganisationer och din huvudman, för att effektivisera och underlätta kommunikationen med din huvudman samt för att utveckla och förbättra de tjänster vi tillhandahåller. Fakturor bevaras för bokföringsändamål med stöd av rättslig förpliktelse.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att hantera avtalet mellan den organisation du företräder och Bonus Copyright Access medlemsorganisationer och så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt lag. Därefter sker gallring enligt interna rutiner.

För att fördela och betala ut ersättning till rättighetsföreträdande organisation
Bonus Copyright Access använder ditt namn, organisationens namn och uppgifter i anknytning till verk där så finns angivet, för att fördela och betala ut ersättning till rättighetsföreträdande organisationer.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt samt bokföringslagen (1999:1078). Uppgifterna bevaras med stöd av vårt berättigade intresse av att spåra pengarna.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna tills vidare.

För kommunikation och utveckling
Bonus Copyright Access använder uppgifter om ditt namn och den organisation du företräder, kontaktuppgifter samt andra nödvändiga uppgifter som du lämnar till oss i egenskap av exempelvis rättighetsföreträdare, användarrepresentant, myndighetsföreträdare eller politiker, för att hantera samverkan, underlätta samarbete samt utveckla och förbättra våra tjänster.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att upprätthålla goda relationer med din huvudman, samverka inom branschen och utveckla vår verksamhet.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna så länge det är nödvändigt för ändamålet och gallrar därefter personuppgifter enligt våra interna rutiner.

För att kontrollera avtalens efterlevnad och beivra olovlig användning
Bonus Copyright Access använder uppgifter om berörd upphovsmans namn och verk, kontaktuppgifter till rättighetshavare och företrädare för organisation när vi utreder användningen av upphovsrättsskyddade verk. Om vi uppdagar olovlig användning av skyddade verk lämnar vi vidare informationen om det inträffade till den organisation där intrång begåtts samt till berörd rättighetshavare.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att beivra upphovsrättsintrång och för att ett rättsligt anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall.

Bevarandetid: Vi bevarar handlingar i intrångsärenden i regel fram till utgången av preskriptionstiden. Därefter gallras uppgifterna enligt interna rutiner.

För affärs- och tjänsteutveckling
Bonus Copyright Access använder uppgifter om ditt namn, organisationens namn, kontaktuppgifter samt leverans- och dialoghistorik för att registrera i vårt leverantörsregister, hantera inköp av varor, tjänster och leveranser samt hantera leverantörsfakturor.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att underlätta inköp av produkter och tjänster. Leverantörsfakturor bevaras med stöd av rättslig förpliktelse.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna så länge det är nödvändigt för avtalet eller så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt lag. Gallring sker enligt interna rutiner.

För att hantera föreningsadministration
Bonus Copyright Access använder namn och identitetsuppgifter, organisationsnamn, kontaktuppgifter och nödvändiga uppgifter som du själv lämnat till oss för att hantera föreningens administration.

Laglig grund: Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser, bland annat enligt lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt samt bokföringslagen (1999:1078). Vi behandlar även nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av internt föreningsarbete och för att underlätta och effektivisera föreningsarbetet.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna så länge det är nödvändigt för ändamålet och så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt lag. Gallring sker enligt interna rutiner.

För att hantera kandidat/jobbsökande
Bonus Copyright Access använder uppgifter om namn, kontaktuppgifter, ansökan, eventuella testresultat, omdömen och bakgrundskontroller för att hantera jobbansökningar.

Laglig grund: Vi behandlar ansökan när den registrerade kandidaten har begärt att vi ska vidta åtgärder för att eventuellt ingå avtal.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna under rekryteringsprocessen och två år efter att tjänsten tillsatts. Gallring sker enligt interna rutiner.

Rättsliga krav
Bonus Copyright Access kan komma att använda nödvändiga uppgifter för att fastställa, göra gällande och försvara oss mot rättsliga krav, till exempel vid en tvist eller en rättsprocess.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara oss mot rättsligt anspråk.

Bevarandetid: Vi bevarar uppgifterna så länge det är nödvändigt för att tillgodose vårt intresse av att fastställa, göra gällande och utöva samt försvara oss mot rättsligt anspråk, till exempel utifrån lagstadgade preskriptionstider.

4. Vi kan komma att dela dina uppgifter

Bonus Copyright Access kan komma att dela dina personuppgifter med företag och leverantörer som tillhandahåller tjänster för att hantera utskick och för att tillhandahålla it-system. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part.

Vi kan lämna ut nödvändiga uppgifter till arrangörer, hotell och/eller transportörer för att tillgodose ditt intresse av att delta till exempel i en konferens. Uppgifter om ditt namn och din organisation kan också komma att delas med deltagare vid samma konferens. Vid utställning tillsammans med annan organisation lämnas nödvändiga uppgifter ut till medutställande organisation.

Vi lämnar i förekommande fall ut fördelningsunderlag till rättighetsföreträdande organisationer i Sverige. Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter om det är nödvändigt för att

  • följa gällande lag eller krav från myndigheter
  • tillvarata Bonus Copyright Access, medlemsorganisationers eller rättighetshavares rättsliga intressen
  • upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier
  • upptäcka, förebygga eller uppmärksamma säkerhetsproblem eller tekniska problem.
5. Här behandlar vi dina personuppgifter

Vi strävar efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES-området. Våra it-system och vår it-support finns inom EU/EES-området.

6. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Om inte annat framgår sparas dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet, om inte uppgifterna måste sparas längre enligt lag.

7. Dina rättigheter

Det är viktigt att du har information om och kontroll över dina personuppgifter. Därför har du ett antal rättigheter enligt lag som du normalt sett har rätt till utan kostnad. Är din begäran om att få ut dina personuppgifter uppenbart ogrundad eller orimlig kan vi dock antingen ta ut en rimlig avgift eller välja att inte tillmötesgå din begäran.
Vi besvarar din förfrågan utan onödigt dröjsmål – normalt sett inom en månad. Om vi behöver mer tid för att besvara din förfrågan meddelar vi detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig, om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.

Bonus Copyright Access använder sig inte av automatiserat beslutsfattande (så kallad profilering).

Rätt till information, rättelse med mera
Om du vill veta vilka personuppgifter vi har om dig har du rätt att begära ur en kopia av de personuppgifter vi hanterar, ett så kallat registerutdrag. Vi kommer på eget, eller på ditt, initiativ rätta felaktiga uppgifter. Du kan när som helst begära att vi rättar, kompletterar och raderar dina uppgifter, eller att användningen av uppgifterna begränsas. Kontakta oss i så fall.

Rätt till radering
Du har rätt att begära att vi raderar våra personuppgifter om dig. Vi kan dock inte tillmötesgå din begäran om vi behandlar uppgifterna med stöd av en lag, för att göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk eller med stöd av rätten till yttrande- eller informationsfrihet.

Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt till invändning mot viss typ av behandling
Du har rätt att slippa direktmarknadsföring, och du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som sker med stöd av ett berättigat intresse.

8. Datasäkerhet och integritet

Vi har vidtagit, och vidtar fortlöpande, tekniska, administrativa och fysiska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från obehörigt röjande samt obehörig användning eller förändring av uppgifterna.

9. Vid frågor om dataskydd

Kontakta oss per e-post (info@bonuscopyright.se) om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, vill utöva någon av dina rättigheter enligt punkt 7 ovan eller veta mer om någon av dina rättigheterna, vänligen .

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till Datainspektionen, (datainspektionen@datainspektionen). se om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

10. Personuppgiftsansvarig

Bonus Copyright Access ek. för. (org.nr. 769603-7345), är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter.

11. Förändringar av dataskyddspolicyn

Vi kan komma att justera denna dataskyddspolicy . Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats www.bonuscopyright.se. Om Bonus Copyright Access genomför några väsentliga förändringar i dataskyddspolicyn finns information om detta på vår webbplats.