Guide: Så hanterar du nedladdade bilder på jobbet

Christoffer Pertoft är frilansande art director/creative director och har tidigare arbetat på byråer som Ogilvy, Kreab och Nordic Morning. Han har lång erfarenhet av att paketera varumärken visuellt och har sett hur viktig en tydlig identitet kan vara, både internt och externt.

Vad ska man tänka på när man laddar ner bilder och illustrationer till interna presentationer, utbildningsmaterial eller intranät?
Att alltid ha koll på vad man laddar ner och varifrån man laddar ner det. Det finns en allmän uppfattning om att det är okej att använda bilder som man hittar på nätet om det ”bara” är för internt bruk eller sociala medier. Det kan vara en bild men det gäller även diagram eller illustrationer. Plötsligt kan det komma ett mejl från en advokat eller rättighetshavare som kräver ersättning.

En bild som olovligt används på intranätet eller i en intern presentation kan också lätt komma på villovägar och plötsligt hamna även i en extern kampanj eller kanal. Sen finns även en moralisk hållbarhetsaspekt där det är viktigt att betala när man använder någon annans arbete.

Och när det gäller gratisbilder från olika sajter?
Väljer man bilder från Wikimedia Commons eller någon av sajterna som erbjuder gratisbilder (exempelvis Unsplash eller Pexel) så är det oftast ok. Men man kan fortfarande inte vara helt säker. Wikimedia commons har till exempel olika användningslicenser. Eftersom kunskapen om upphovsrätt är dålig, kan det hända att folk laddar upp bilder som de inte har några rättigheter till. Du kan begå ett brott i tron att du handlar rätt.

Problemet med bildbyråbilder är också att de inte är unika för det egna varumärket. Samma bild kan dyka upp i konkurrentens flöde, vilket faktiskt sker påfallande ofta. Ett sätt att undvika detta är naturligtvis köpa exklusiva rättigheter.

Hur kan man säkerställa att medarbetarna väljer bilder som passar ihop med företagets varumärke och värderingar?
Först bör man skapa ett bildspråk som speglar vad varumärket står för. Det är viktigt att sätta upp tydliga regler för innehåll, komposition, färger och tonalitet. Men också tänka kring vad bilderna ska kommunicera. Man får inte glömma bort signaler som berör mångfald och könsroller. Det är fortfarande många bildbyråbilder som visar kvinnor som är passiva, leende och fotade snett uppifrån, vilket får dem att se mindre ut. Män däremot visas ofta som aktiva, seriösa och kraftfulla.

Nästa steg är att förankra bildspråket hos de som ska använda det. Lägg gärna riktlinjerna på intranätet eller en liknande plats där alla kan komma åt dem. Medarbetarna bör känna till företagets tonalitet och ha en förståelse för vad varumärket står för. Vilka vänder vi oss till? Har vi olika målgrupper och därmed behov av olika bilder? Understryker bilden vårt budskap? Detta gäller också i högsta grad internt. Det underlättar att ha exempel på bilder som motsvarar företagets krav på kvalitet och tonalitet. Bygg gärna upp ett levande bibliotek med bilder som kan användas i olika sammanhang. Detta kräver en större arbetsinsats i början, men är till en stor hjälp när man sedan ska välja bilder.

Ta gärna hjälp av ett proffs att ta fram ett unikt bildspråk, ställa upp regler och hjälp att hantera bilder i det dagliga arbetet.

Finns det andra saker att tänka på än upphovsrätt, känsla och tonalitet när man kompletterar med nedladdade bilder?
Först och främst ska man inte använda bilder med för låg upplösning. Eller bilder som är suddiga och över- eller underexponerade. Det ger ett slarvigt intryck. En nyanställd som ser ett sådant flöde på intranätet eller presentationer med dåliga bilder kan få ett oproffsigt intryck av organisationen eller föredragshållaren/kursledaren. Samma effekt gäller ju i ett externt perspektiv.

Ett annat problem med att ladda ner bilder från olika källor är att de har olika karaktär och innehåll. En del av det går att fixa till om man kan hantera ett bildbehandlingsprogram och om det är tillåtet att göra justeringar i bilden.

Läs företagsrådgivarens bästa råd: Så gör du bolaget mer compliant

5 tips från art directorn

1. Var säker på att du vet vem som har tagit bilden och att den får användas i det sammanhang du har i åtanke.
2. Håll koll på bilderna. Om du laddar ner en bild som är ok att använda för internt bruk, se till att den inte blandas ihop med andra bilder som kanske används i kommersiella syften, till exempel marknadsföring.
3. Namnge alltid rättighetshavaren och länka till källan om det går.
4. Ta fram en egen bildmanual och ett grundläggande bibliotek av professionella bilder som speglar varumärket.
5. Se till att bilderna eller illustrationerna du laddar ner och delar stämmer överens med företagets grafiska profil och kvalitetskrav. Jämför med manual och godkända exempelbilder.