Guide: Så kan du skydda företagets och andras immateriella rättigheter

Nästan alla företag i Norden är i någon mån beroende av varumärken, patent, upphovsrätt och designrättigheter. Enligt en aktuell rapport* skapar företag i Sverige, med ett omfattande beroende av immateriella rättigheter, 2021 ett värde på totalt cirka 101 miljarder euro och sysselsätter 1,2 miljoner personer.  Varumärkesförfalskning och piratkopiering leder, enligt samma rapport, till ett minskat värdeskapande på 5,8 miljarder euro årligen och en minskning av nära 71 000 jobb.

Immaterialrätt, och specifikt upphovsrätt, är lika viktigt för ett stort antal enskilda kultur- och kunskapsskapare, som också bidrar med stora samhällsvärden och som också har fått svårare att överblicka och skydda sina rättigheter i den digitala transformationen.

Tänk på det här som rättighetshavare

Immateriella rättigheter är alltså en avgörande fråga både för näringslivet, kulturen och forskningen. En faktor som enligt flera studier** bara blir allt viktigare i den samhällsomställning vi står inför, med en ännu högre värdering av icke-materiella tillgångar. Men hur gör vi då för att upprätthålla en effektiv kontroll och förvaltning; för att säkerställa att vi har rätt rättigheter och skyddar dem på ett bra sätt? Och hur undviker vi att själva göra intrång i andras rättigheter?

Karin Cederlund, advokat och partner på Sandart&Partners Advokatbyrå, tycker att man noga bör tänka igenom sin situation både som rättighetshavare och användare.

– Det behövs en tydlig strategi från företaget kring hanteringen av immateriella rättigheter. Man behöver göra en noggrann undersökning av vilka rättigheter som är viktiga för verksamheten. Ger exempelvis befintliga avtal organisationen de immateriella rättigheter som behövs? Hur ser avtalen med anställda ut? Med konsulter? Är hanteringen av de immateriella rättigheterna kostnadseffektiv? Behövs verkligen alla registrerade rättigheter eller är det möjligt att renodla rättighetsportföljen? Saknas å andra sidan vissa registreringar så att kompletteringar behöver göras? Vilka oregistrerade rättigheter, exempelvis upphovsrättigheter och företagshemligheter, är företaget beroende av?

Karin Cederlund understryker att det inte räcker med att säkra rätt rättigheter, man måste också ha en plan för hur de ska användas för att behålla sitt värde eller till och med stärkas. Använder man varumärken på fel sätt, till exempel på ett för allmänt och ospecifikt sätt, kan de försvagas och bli mer sårbara för intrång. Ett annat exempel är att företaget inte säkerställer att företagshemligheter hanteras på ett adekvat sätt – då kan de gå förlorade. Det är också klokt att löpande se till att man säkrar bevisning för hur man använder och hanterar sina immateriella rättigheter.

Fler och fler företag fokuserar på de här frågorna enligt Karin Cederlund. Hennes erfarenhet är att de bästa resultaten av ett strategiskt rättighetsarbete uppnås när det är integrerat i verksamheten.

– Om den juridiska kompetensen samverkar med lednings-, affärsutvecklings- och marknadsfunktionerna kan vi ofta se ett betydligt större resultat. Först då kan man få ett helhetsperspektiv, en djupt förankrad strategi där de immateriella rättigheterna kan utnyttjas optimalt. För att det ska kunna bli verklighet behövs utbildning så att viktiga intressenter har en gemensam kunskapsgrund och förståelse.

Glöm inte det viktiga användarperspektivet

Karin Cederlunds allmänna rekommendation när det gäller användning av andras upphovsrättsskyddade material är enkel: var försiktig. Hon menar att det finns många missuppfattningar kring vad som egentligen gäller.

– Många tror att inskränkningarna i upphovsrätten, som exempelvis användning för privat bruk, är mer omfattande än vad de faktiskt är. Det är till exempel vanligt att blanda ihop olika perspektiv: Att man korrekt utgår ifrån att sådant som ligger på nätet får användas för privat bruk – när jag till exempel visar det för min dotter. Men att man sedan felaktigt tänker på ett liknande sätt på arbetsplatsen, när det ju inte handlar om privat bruk. Huvudregeln är man måste begära tillstånd när man använder någon annans upphovsrättsligt skyddade material. Sedan finns det förstås en rad undantag och inskränkningar, men de gäller bara om vissa förutsättningar är uppfyllda.

Att det råder en allmän osäkerhet kring upphovsrätten tydliggörs också av de många frågor som Karin Cederlund och hennes kollegor får från företag kring vad man får och inte får göra. Om man till exempel får samla in material från nätet för olika ändamål och sprida på arbetsplatsen.

– Och där är ju svaret: nej det får man som huvudregel inte. Det är klart att många blir frustrerade då men jag upplever att de flesta företag i grunden vill göra rätt och förstår att man inte kan använda andras material hur som helst. Ofta krävs det att man kontaktar berörda rättighetshavare, men i de fall det finns relevanta avtalslösningar som förenklar användningen kan det ju vara vettigt att teckna sådana. Ett sådant exempel är arbetsplatslicensen från Bonus som möjliggör kopiering och delning av både text och bild inom verksamheten.

Förutom att relevanta avtal kan underlätta hanteringen av olika sorters skyddat innehåll finns det också ett risk- och complianceperspektiv.

– Sanktionerna i upphovsrättslagen är många om man begår intrång. Man kan förbjudas att fortsätta använda materialet samt bli ersättningsskyldig. Sedan finns det ju förstås straff men då handlar det typiskt sett om allvarliga intrång.

Karin Cederlund menar att förbud kan få stora konsekvenser.

– Ett förbud innebär att man måste sluta använda det intrångsgörande materialet, i vissa fall omgående, om det blir fråga om ett så kallat interimistiskt förbud. Fortsätter man trots förbudet kan man bli skyldig att betala vite. Det kan bli både besvärligt och kostsamt att stoppa användningen snabbt, om intrångsmaterialet exempelvis integrerats i en planerad reklamkampanj, en produkt, ett utbildningsmaterial eller en trycksak.

Karin Cederlund pekar också på nyttan med utbildning.

– Många problem löser man genom att höja kunskapsnivån och utbilda all personal som är relevant i det här sammanhanget. Så att fler har en grundläggande förståelse för vad som gäller. Sedan kan man även upprätta checklistor som underlättar och skapar trygghet i vardagen. Det gäller förstås inte bara upphovsrätten utan även andra immateriella rättigheter.

Immaterialrätt som hållbarhetsfråga

Immaterialrätten är ett skydd för rättighetshavarna, oavsett om det handlar om företag eller enskilda rättighetshavare, med det är också ett skydd för olika samhällsintressen. Oavsett om det handlar om innovation, forskning, utveckling eller kreativt skapande så handlar det om resurser och värden som kan hotas om ett bristfälligt skydd omöjliggör återväxt.

En förhoppning som enar näringsliv och organisationer som företräder enskilda upphovspersoner är just nu att implementeringen av det nya EU-direktivet (DSM) ska åtgärda en del av de utmaningar som digitaliseringen fört med sig för upphovsrätten, även om perspektiven skiljer sig på sakfrågenivå.

Karin Cederlund om DSM-direktivet:

– Den nya lagstiftningens kommer bland annat medföra krav på vissa stora digitala plattformar. Bakgrunden är att det anses finnas ett så kallat värdegap mellan plattformarnas intäkter som genereras av skyddat innehåll och de pengar som de upphovspersoner som skapat detta innehåll får del av. Plattformarna fyller centrala funktioner när det gäller exempelvis yttrande- och informationsfriheten, men det är samtidigt viktigt att rättighetshavarna kan tjäna pengar på sitt skapande. Förhoppningsvis kan den nya lagstiftningen uppnå en skälig balans mellan alla olika inblandade intressen, inklusive att säkerställa att rättighetshavarna kan tjäna pengar på sitt skapande. Det är viktigt inte bara för rättighetshavarna, utan för alla som vill ta del av det som de skapar. Det finns ett tydligt samhällsperspektiv på upphovsrätten.

Så hanterar du upphovsrätt på arbetsplatsen: checklista

Karins 4 tips för ett strategiskt immaterialrättsligt perspektiv

1. Inventera företagets immateriella rättigheter och upprätta en strategi för hanteringen av dessa, både utifrån innehavar- och användarperspektivet.

– Vilka registrerade rättigheter är kritiska för verksamheten? Komplettera vid behov och bestäm vilka som inte behöver förnyas för kostnadseffektiv hantering..
.
– Vilka oregistrerade rättigheter är kritiska för verksamheten? Har företaget rätt att använda dessa och är de skyddade? Se till att nödvändiga avtal finns på plats och är utformade på ett sådant sätt att de ger de rättigheter som behövs, till exempel när det gäller konsultsamarbeten. Se till att företagshemligheter skyddas på ett adekvat sätt.
. ..
– Ha en plan för hur eventuella intrång i egna immateriella rättigheter ska hanteras, liksom hur eventuella påståenden om att den egna organisationen gör intrång i andras rättigheter ska bemötas. Säkerställ bevisning, exempelvis om vilka investeringar företaget gjort i rättigheterna och hur de används, som kan vara av värde vid en intrångstvist..
. .

2. Samverka internt. Hur ska vi veta vad som är avgörande, verksamhetskritiska rättigheter och varumärken om vi inte stämmer av mellan olika funktioner? Vad har vi för strategiska mål i övrigt, vad är vår unique selling point? Vad behöver styrelsen för löpande beslutsunderlag eller rapporter ur ett immaterialrättsligt perspektiv?
.

3. Utbilda personal och beslutsfattare. Upprätta rutiner och checklistor som skapar trygghet och tydlighet, samt minskar risken för feltramp.
.

4. Som användare av andras upphovsrättsligt skyddade material är huvudregeln att man måste få tillstånd och alltså kontakta rättighetshavaren. Men om det finns möjlighet till förenkling genom att teckna avtal som kollektivt licensierar rättigheter kan det vara det klokt att göra det.
.

* Intellectual Property, Jobs & Prosperity in the Nordic Region (2022).

** Intellectual property rights and firm performance in the European Union.
.  .Kunskapsekonomins viktigaste tillgång.

.