Bonus Copyright Access dataskyddspolicy

1. Allmänt

I Bonus Copyright Access dataskyddspolicy förklarar vi hur vi använder dina personuppgifter i vår verksamhet samt vilka rättigheter du har gentemot oss och hur du kan göra dem gällande. Har du frågor kring vårt integritets- och dataskydd kan du kontakta oss på info@bonuscopyright.se.

Bonus Copyright Access hantering av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (”GDPR”). Det innebär bland annat att Bonus Copyright Access inte hanterar personuppgifter i
större utsträckning än vad som är nödvändigt utifrån de ändamål som ryms inom vår verksamhet, eller i andra än nedan angivna syften.

Policyn gäller dig som kommer i kontakt med Bonus Copyright Access i din yrkesutövning, t.ex. som avtalstecknare eller kontaktperson för en organisation som tecknar avtal som Bonus Copyright Access administrerar. Policyn omfattar även Bonus Copyright Access förtroendevalda, samarbetspartners, leverantörer, jobbsökanden och andra som kontaktar oss, t.ex. via telefon eller e-post.

Nedan hittar du information om varifrån vi får dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi använder, för vilka ändamål vi behandlar uppgifterna, den rättsliga grunden för behandling, bevarandetid, vilka vi kan komma att dela dina personuppgifter med, var vi behandlar dina personuppgifter, dina rättigheter, vår datasäkerhet, kontaktinformation vid frågor om dataskydd, vem som är personuppgiftsansvarig och om eventuella förändringar av vår dataskyddspolicy.

2. Härifrån får vi dina personuppgifter

Vi behandlar uppgifter som du själv lämnar till oss eller som din organisation lämnar till oss om dig i din egenskap som företrädare för den organisation som tecknar avtal som Bonus Copyright Access förmedlar.

Utöver de personuppgifter som du själv, eller den organisation som du arbetar vid, lämnar till oss får vi personuppgifter i samband med inhämtande och inköp av personuppgifter från offentliga register samt vid mottagande av fördelningsunderlag.

3. Vilka personuppgifter vi behandlar, vad vi använder dem till, laglig grund och bevarandetid

Medverka till att avtal kommer till stånd
För att medverka till att avtal mellan din huvudman och Bonus Copyright Access medlemsorganisationer ingås använder vi namn och kontaktuppgifter samt nödvändiga uppgifter som du själv väljer att lämna till oss för att hantera förfrågan.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att medverka till att avtal kommer till stånd och med stöd av rättslig förpliktelse, enligt lagen (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt. Vi marknadsför avtal med stöd av vårt berättigade intresse av att tillhandahålla kostnadseffektiv förenklad rättighetsklarering av upphovsrättsskyddat material till företag, organisationer, myndigheter med flera.

Bevarandetid: Vi bevarar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet och gallrar därefter personuppgifter enligt våra interna rutiner.

Hantera kundförhållandet
För att förenkla och underlätta kommunikationen med din huvudman registreras nödvändiga uppgifter som du själv eller din organisation lämnat till oss i vårt kundsystem. Vi registrerar ditt namn, organisations namn och kontaktuppgifter, området du är kontaktperson för, vilken roll/funktion du har och fakturauppgifter för att utskick av t.ex. aktuella avtal, villkor, priser, informationsmaterial och fakturor ska skickas till rätt mottagare. För att ge dig så bra service som möjligt kan vi komma att göra noteringar av kundinteraktioner i kundsystemet.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att vårda avtalsrelationen mellan Bonus Copyright Access medlemsorganisationer och din huvudman, för att effektivisera och underlätta kommunikationen med din huvudman samt för att utveckla och förbättra de tjänster vi tillhandahåller. Fakturor bevaras för bokföringsändamål med stöd av rättslig förpliktelse.

Bevarandetid: Uppgifterna bevaras så länge det är nödvändigt för att hantera avtalet mellan den organisation du företräder och Bonus Copyright Access medlemsorganisationer och så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag. Därefter sker gallring enligt interna rutiner.

Hantera fördelning av ersättning till rättighetsföreträdande organisation
För att hantera fördelning och utbetalning av ersättning till rättighetsföreträdande organisation använder vi ditt namn, organisationens namn och där så finns angivet, uppgifter i anknytning till verk.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter för att fullgöra rättslig förpliktelse enligt lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, enligt lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt samt enligt bokföringslagen (1999:1078). Uppgifterna bevaras med stöd av vårt berättigade intresse av att spåra pengarna.

Bevarandetid: Tills vidare.

Kommunikation och utveckling
För att hantera samverkan, underlätta samarbete samt utveckla och förbättra våra tjänster använder vi uppgifter om ditt namn och den organisation du företräder, kontaktuppgifter samt nödvändiga uppgifter som du själv i din egenskap som exempelvis rättighetsföreträdare, användarrepresentant, myndighetsföreträdare eller politiker lämnar till oss. Laglig grund: Bonus Copyright Access behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att upprätthålla goda relationer med din huvudman, branschsamverkan och verksamhetsutveckling. Bevarandetid: Vi bevarar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet och gallrar därefter personuppgifter enligt våra interna rutiner.

Kontrollera avtalens efterlevnad och beivra olovlig användning
För uppföljning av avtalens efterlevnad använder vi uppgifter om berörd upphovsmans namn och verk, kontaktuppgifter till rättighetshavare och företrädare för organisation där användning av upphovsrättsskyddade verk utreds.

I de fall olovlig användning av skyddade verk uppdagas lämnar Bonus Copyright Access vidare information om det inträffade till organisationen där intrång begåtts samt till berörd rättighetshavare.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att beivra upphovsrättsintrång och för att ett rättsligt anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall.

Bevarandetid: Intrångsärende bevaras i regel intill utgången av preskriptionstiden och gallras därefter enligt interna rutiner.

Affärs- och tjänsteutveckling
För registrering i vårt leverantörsregister, hantering av inköp av varor, tjänster och leveranser samt hantering av leverantörsfakturor använder vi uppgifter om ditt namn, organisationens namn, kontaktuppgifter, leverans- och dialoghistorik.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att underlätta inköp av produkter och tjänster. Leverantörsfakturor bevaras med stöd av rättslig förpliktelse.

Bevarandetid: Så länge det är nödvändigt för avtalet eller så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag. Gallring sker enligt interna rutiner.

Hantera föreningsadministration
För att hantera föreningens administration används namn och identitetsuppgifter, organisations namn, kontaktuppgifter och nödvändiga uppgifter som du själv lämnat till oss. Laglig grund: Behandling av dina personuppgifter sker för att fullgöra rättsliga förpliktelser enligt lag, t.ex. lag (2018:672) om ekonomiska föreningar, lag (2016:977) om kollektiv förvaltning av upphovsrätt, bokföringslagen (1999:1078) etc. Vi behandlar även nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av internt föreningsarbete och att underlätta och effektivisera föreningsarbetet. Bevarandetid: Så länge det är nödvändigt för ändamålet och så länge vi är skyldiga att lagra uppgifterna enligt tillämplig lag. Gallring sker enligt interna rutiner.

Hantera kandidat/jobbsökande
För att hantera din jobbansökan använder vi uppgifter om ditt namn, kontaktuppgifter, ansökan, ev. testresultat, omdömen och bakgrundskontroller.

Laglig grund: Vi behandlar ansökan då den registrerade kandidaten har begärt att vi ska vidta åtgärder för att eventuellt ingå avtal.

Bevarandetid: Vi bevarar dina uppgifter under rekryteringsprocessen och två år efter att tjänsten tillsatts. Gallring sker enligt interna rutiner.

Rättsliga krav
Vi kan komma att använda nödvändiga uppgifter för att fastställa, göra gällande och försvara oss mot rättsliga krav, till exempel vid en tvist eller en rättsprocess.

Laglig grund: Vi behandlar nödvändiga uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara oss mot rättsligt anspråk.

Bevarandetid: Så länge det är nödvändigt för att tillgodose vårt intresse av att fastställa, göra gällande och utöva/försvara oss mot rättsligt anspråk, t.ex. enligt lagstadgade preskriptionstider.

4. Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part. Vi kan komma att dela dina personuppgifter med företag och leverantörer som tillhandahåller tjänster för oss för att hantera utskick och tillhandahålla IT-system. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål.

För att tillgodose ditt intresse av att delta till exempel i en konferens lämnas nödvändiga uppgifter ut till arrangör, hotell och/eller transportör. Namn och organisation kan komma att delas med
deltagare vid samma konferens. Vid utställning tillsammans med annan organisation lämnas nödvändiga uppgifter ut till medutställande organisation.

Fördelningsunderlag lämnas, i förekommande fall, ut till rättighetsföreträdande organisation i Sverige.

Personuppgifter kan också komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att följa gällande lag eller krav från myndigheter, för att tillvarata Bonus Copyright Access, medlemsorganisationers eller rättighetshavares rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.

5. Var vi behandlar dina personuppgifter

Vi strävar efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/ EES. Våra IT-system och support finns inom EU/EES.

6. Hur länge vi sparar vi dina personuppgifter

Om inte annat framgår sparas dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet, om inte uppgifterna måste eller får sparas längre enligt lag.

7. Dina rättigheter

För att du ska få information och kontroll över dina egna personuppgifter ger lagstiftningen dig ett antal rättigheter som du normalt sett har rätt till utan kostnad. Är din begäran uppenbart ogrundad eller orimlig kan vi dock antingen komma att ta ut en rimlig avgift eller välja att inte tillmötesgå din begäran.

Vi kommer besvara din förfrågan utan onödigt dröjsmål och normalt sett inom en månad. Om vi behöver mer tid för att besvara din förfrågan kommer vi meddela dig detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.

Bonus Copyright Access använder sig inte av automatiserat beslutsfattande (profilering).

Rätt till information, rättelse med mera
Om du vill veta vilka personuppgifter vi har om dig har du rätt att begära att få en kopia av dina personuppgifter som vi hanterar, ett så kallat registerutdrag. Vi kommer på eget initiativ eller ditt initiativ rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du kan när som helst begära att dina uppgifter rättas, kompletteras, raderas eller att användningen av dem begränsas genom att kontakta oss.

Rätt till radering
Du kan be att få uppgifter om dig som vi behandlar raderade. Vi kommer dock inte kunna tillmötesgå din begäran om radering om vi behandlar uppgifterna med stöd av en rättslig förpliktelse, eller
för att göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, eller med stöd av rätten till yttrande- och informationsfrihet.

Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Rätt till invändning mot viss typ av behandling
Du har rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot behandling av personuppgifter som sker med stöd av ett berättigat intresse.

8. Datasäkerhet och integritet

Vi har vidtagit och kommer fortlöpande att vidta tekniska, administrativa och fysiska säkerhetsåtgärder som är utformade för att skydda dina personuppgifter från obehörigt röjande, användning och förändring.

9. Vid frågor om dataskydd

Om du har frågor om hur Bonus Copyright Access behandlar dina personuppgifter, vill utöva någon av dina rättigheter enligt punkt 7 ovan eller veta mer om någon av rättigheterna, vänligen kontakta oss per e-post: info@bonuscopyright.se.

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, imy@imy.se om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

10. Personuppgiftsansvarig

Bonus Copyright Access ek. för. (org.nr. 769603-7345) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter enligt ovan.

11. Förändringar av dataskyddspolicyn

Denna dataskyddspolicy kan komma att justeras från tid till annan. Den senaste versionen av dataskyddspolicyn finns alltid på vår webbplats www.bonuscopyright.se. Om Bonus Copyright Access
genomför några väsentliga förändringar i dataskyddspolicyn kommer vi informera dig via www.bonuscopyright.se.