Checklista för hantering av upphovsrätt på arbetsplatsen

Ett intranät rymmer olika ytor där bild- och textmaterial kan tillgängliggöras för många. Här är det viktigt att säkerställa att organisationen har rätt att använda det material som delas. Det sistnämnda blir extra viktigt om många medarbetare kan dela innehåll i kanalen.

Att ta en skärmdump av en artikel, spara ner en faktatext från nätet på Teams eller skriva ut en illustration – i samtliga dessa fall framställs en kopia, och det är inte tillåtet utan förhandstillstånd från rättighetshavaren eller en arbetsplatslicens.

Om en del av organisationen framställer konceptskisser, moodboards eller liknande används med största säkerhet en större mängd fotografier, mönster, illustrationer och ibland textmaterial. Säkerställ att det finns tillstånd för att använda allt material eller teckna en arbetsplatslicens för att säkerställa regelefterlevnad och sänka risken för upphovsrättsintrång.

Utan en arbetsplatslicens eller annat relevant avtal ska organisationen alltid kontakta de aktuella rättighetshavarna för tillstånd vid kopiering och delning. Det är alltså inte tillåtet att kopiera till kollegorna ur en köpt tidning eller bok.

Vi vet genom våra årliga arbetsplatsundersökningar att upphovsrättsligt skyddat material som bilder, illustrationer, artiklar och facktexter ofta används i interna utbildningsmaterial. Hur ser det ut på din arbetsplats?

Vi vet genom våra årliga arbetsplatsundersökningar att upphovsrättsligt skyddat material som bilder, illustrationer, artiklar och facktexter ofta används i exempelvis Powerpointpresentationer. Vet du att det görs många presentationer på arbetsplatsen så är det bra att säkerställa att medarbetarna bara använder material som de har rätt att använda.

Vet ni hur medarbetarna använder upphovsrättsligt skyddat material på arbetsplatsen? Om svaret är nej så är det en onödig risk för organisationen. Ett bra sätt att säkerställa både regelefterlevnad och en effektivare varumärkeskonsekvent användning är att upprätta en policy och sprida den, gärna i samband med utbildning.

Arbetsplatslicensen ger ditt företag, din organisation eller myndighet en laglig rätt att utifrån gällande villkor kopiera, ladda ner och dela upphovsrättsligt skyddat (tryckt och digitalt) text- och bildmaterial från hela världen inom den egna verksamheten.

Genom att ha noggrann kontroll över vilka rättigheter organisationen hanterar – och varför – är det lättare att anta ett strategiskt perspektiv på rättighetsportföljen. Kom ihåg att organisationen behöver agera medvetet och långsiktigt beträffande både egna och andras rättigheter.

Genom samordning mellan exempelvis juridik-, marknads- och ledningsfunktioner kan både värnandet om egna rättigheter och användandet av andras effektiviseras. Detta kan resultera i både lägre risknivå och mer välutnyttjade egna tillgångar.

Att höja medarbetarnas kunskapsnivå är ett relativt enkelt sätt att minska organisationens risknivå och öka möjligheterna för ett effektivt och säkert nyttjande av exempelvis upphovsrättsligt skyddat material.

Det räcker inte att ha rätt att använda ett visst material, upphovsrättslagen säger också att upphovsmannens namn ska anges i anslutning till användningen av exempelvis en bild eller text.