Vad får man dela, kopiera och ladda ner på jobbet?

Om er arbetsplats saknar Arbetsplatslicens från Bonus Copyright Access kan ni dock behöva se upp. Detta eftersom ni då inte har det samlade förhandstillstånd som licensen ger för att kopiera, ladda ner och dela upphovsrättsskyddat text- och bildmaterial internt inom verksamheten. Företag, myndigheter och organisationer ansvarar nämligen själva för att kopiering, nedladdning och delning av upphovsrättsskyddat material på arbetsplatsen är laglig.

Det betyder att ni i regel behöver tillstånd från rättighetshavaren innan ni använder materialet, om användningen inte omfattas av ett annat avtal, en annan licens eller ett lagligt undantag.

Utan Arbetsplatslicens får ni inte kopiera och dela material hur som helst 

En vanlig missuppfattning är att material får användas fritt så länge det bara delas internt, men så är det dock inte. Rättighetshavare i regel ska tillfrågas i förhand när någon vill använda upphovsrättsskyddat material, och det gäller även material som används internt på en arbetsplats.

Utan Arbetsplatslicens bör ni därför inte göra följande utan att först säkerställa att ni har rätt till det.

1. Ni får inte ladda ner texter och bilder från webben för intern användning utan tillstånd. Att en bild, artikel, faktatext eller illustration finns på internet betyder inte att den är fri att använda. Om ni laddar ner material från webben och använder det i arbetet kan det innebära att ni gör en kopia av ett upphovsrättsskyddat verk. Exempel: Ni bör inte ladda ner en bild från en webbplats och lägga in den i ett internt dokument, på intranätet eller i en presentation utan att kontrollera om ni har rätt att göra det.

2. Ni får inte kopiera in bilder i Powerpointpresentationer utan rätt tillstånd. Presentationer är ett av de vanligaste ställena där upphovsrättsskyddat material används på jobbet. Det kan handla om fotografier, illustrationer, diagram, kartor, skärmdumpar, artiklar eller textutdrag. Utan Arbetsplatslicens eller annat relevant tillstånd bör ni inte kopiera in upphovsrättsskyddade bilder eller texter i presentationer som används internt. Exempel: Ni bör inte ta en bild från en nyhetssajt, rapport, bok, tidskrift eller webbplats och använda den i en intern Powerpoint utan att ha kontrollerat rättigheterna.

3. Ni får inte mejla artiklar till kollegor utan att ha rätt att dela dem. Att skicka en artikel vidare till kollegor kan verka oskyldigt, särskilt om det bara sker internt. Men när ni mejlar en artikel, pdf eller kopierad text till andra framställs och sprids kopior. Exempel: Ni bör inte ladda ner en artikel som pdf och mejla den till hela avdelningen om ni saknar tillstånd eller licens som täcker sådan delning.

4. Ni får inte spara ner skyddade texter och bilder på en server utan tillstånd. Många arbetsplatser använder gemensamma servrar, Teams, SharePoint, Google Drive, intranät eller andra interna system. Om ni sparar upphovsrättsskyddade texter, bilder, rapporter eller pdf:er där kan materialet bli tillgängligt för fler personer i verksamheten. Exempel: Ni bör inte skapa ett internt bibliotek med artiklar, bilder, bokutdrag eller rapporter i en gemensam mapp om ni inte har rätt att kopiera och dela materialet.

5. Ni får inte kopiera sidor ur böcker, tidskrifter eller rapporter utan stöd i licens eller annat tillstånd. Även analog kopiering omfattas av upphovsrätten. Det kan till exempel handla om att kopiera en sida ur en bok, skanna in ett kapitel, fotografera en sida eller skriva ut och dela kopior från en tidskrift. Exempel: Ni bör inte kopiera ett utdrag ur en bok till en intern utbildning eller ett möte utan att först kontrollera om användningen är tillåten.

6. Ni får inte lägga upp upphovsrättsskyddat material på intranätet utan rättigheter. Ett intranät kan nå många medarbetare. Därför är det särskilt viktigt att kontrollera vilket material som publiceras där. Bilder, artiklar, illustrationer, rapportutdrag och längre textstycken kan vara skyddade av upphovsrätt. Exempel: Ni bör inte lägga upp en artikel från en tidning eller en bild från webben på intranätet utan att ha rätt att publicera och dela materialet där.

7. Ni får inte använda material i interna utbildningar utan att kontrollera rättigheterna. Interna utbildningar, onboarding, seminarier och workshops innehåller ofta kopierade artiklar, facktexter, bilder, diagram och utdrag ur rapporter. Även om utbildningen bara riktar sig till den egna personalen kan användningen kräva tillstånd. Arbetsplatslicensen ger dock rätt att kopiera och dela skyddat material från hela världen för intern information och intern utbildning. Exempel: Ni bör inte bygga ett internt utbildningsmaterial med kopierade artiklar, bokutdrag och bilder utan att veta att ni har rätt att använda materialet.

8. Ni får inte utgå från att material är fritt bara för att ni anger källan. Att ange upphovspersonens namn eller källan är viktigt, men det ersätter inte tillstånd. Likaså räcker det inte att ha rätt att använda material; upphovsmannens namn ska också anges i anslutning till användningen av exempelvis en bild eller text. Exempel: Ni bör inte använda en bild från internet i en presentation bara för att ni skriver “Källa: Google” eller länkar till webbplatsen där bilden hittades.

9. Ni får inte förlita er på att “internt bruk” alltid är fritt. Internt bruk kan fortfarande innebära kopiering, delning och tillgängliggörande av upphovsrättsskyddat material. Arbetsplatslicensen finns just för att ge företag, myndigheter och organisationer en laglig möjlighet att kopiera och dela sådant material inom den egna verksamheten enligt licensvillkoren. Exempel: Ni bör inte tänka att “det är okej eftersom det bara är för kollegorna”. Kontrollera alltid om ni har rätt att använda materialet på det sättet.

10. Ni får inte glömma att olika materialtyper kan kräva olika avtal. Bonus avtal handlar om kopiering och delning av text- och bildmaterial. Det innebär att en arbetsplats behöver vara uppmärksam på vilken typ av material som används. Film, ljud, musik, datorprogram, databaser, prenumerationstjänster och bildbanker kan omfattas av andra rättigheter och villkor. Exempel: Ni bör inte anta att ett avtal för en viss typ av material automatiskt ger rätt att använda allt annat innehåll.

Vad kan då konsekvensen bli om man gör fel?

Om en arbetsplats använder upphovsrättsskyddat material utan tillstånd kan det innebära upphovsrättsintrång, vilket kan leda till skadeståndskrav och renomméförlust. Med Arbetsplatslicensen minskas dock risken för ofrivilligt upphovsrättsintrång.

Tydliga rutiner för upphovsrätt skyddar också arbetsplatsens trovärdighet och gör det enklare för medarbetare att göra rätt i vardagen.

Hur vet ni om arbetsplatsen har Arbetsplatslicens?

Det enklaste sättet är att använda Licenskollen. Där kan anställda kontrollera om deras organisation har Arbetsplatslicens. Med Licenskollen får du alltså snabbt besked om du och dina kollegor har rätt att ladda ner upphovsrättsskyddat material internt.

Vad får man dela, kopiera och ladda ner på jobbet?

Vad får man dela, kopiera och ladda ner på jobbet?

Sammanfattning – detta bör ni inte göra utan Arbetsplatslicens:

Utan Arbetsplatslicens från Bonus Copyright Access bör ni inte, utan annat relevant tillstånd:

• ladda ner texter, artiklar, bilder eller pdf:er från webben för intern användning
• kopiera in bilder, diagram eller textutdrag i presentationer
• mejla artiklar eller kopierat material till kollegor
• spara upphovsrättsskyddat material på server, intranät eller i gemensamma mappar
• kopiera sidor ur böcker, tidskrifter eller rapporter
• använda kopierat material i interna utbildningar
• lägga upp artiklar, bilder eller textutdrag på intranätet
• anta att det räcker att ange källa
• anta att internt bruk alltid är fritt

Arbetsplatslicensen ger företag, myndigheter och organisationer laglig rätt att, enligt villkoren, kopiera och dela upphovsrättsskyddat material inom den egna verksamheten.

Vad får man dela, kopiera och ladda ner på jobbet? Vi är medlemmar i IFRRO och har PRV som tillsynsmyndighet.

Vanliga frågor: