5 tips – så gör du företaget compliant

Ökade krav på hållbarhet och transparens, samt större förväntningar från samhället att företag ska leva efter vissa normer, har bidragit till att kraven på företagare växt de senaste åren. Dessutom har lagstiftningen skärpts på många områden. De ökade kraven innebär att ett allt större ansvar läggs på företagen och dess ledning när det gäller regelefterlevnad.

– Att vara compliant innebär att du har en ambition att göra rätt och att du försöker undvika allt oönskat beteende. Den ambitionen börjar hos företagets ledning, säger Magnus Giese.

Många risker

Att inte vara compliant är förknippat med många risker. Företaget kan exempelvis få oönskad och negativ uppmärksamhet med ett försämrat renommé som följd. Även skadeståndskrav, böter eller avgifter kan bli dyrbara konsekvenser av att ett företag inte följt de avtal eller lagar som gäller.

Upphovsrätt glöms ofta bort

Enligt Magnus Giese har de flesta företag och organisationer ofta bra koll på vilka lagar och regler som gäller specifikt för just deras företag. Att hantera rättigheter kopplade till upphovsrättslagsstiftningen är dock ett av de områden som många företagare inte prioriterar.

-Att använda texter och bilder utan tillstånd, spela musik offentligt utan avtal, eller nyttja mjukvarulicenser felaktigt är exempel på situationer företagare kanske inte alltid tänker på att hantera korrekt. Men faktum är att du måste ha rätt licenser för mjukvara och för kopiering, bearbetning och spridning av upphovsrättsligt skyddat material så som bilder och texter, säger Magnus Giese.

Förlitar sig på andra

Det kan finnas olika anledningar till att just dessa områden inte prioriteras, enligt Magnus Giese.

– Man kanske förlitar sig på tredje part, eller förväntar sig att någon annan i företaget ska ha koll. Ofta kan avtalen också vara lite otydliga och då väljer man att tolka dem till sin fördel i stället för att ta reda på vad som verkligen gäller. Många gånger tänker man kanske inte på att det är någon som har producerat en text eller en bild och att den personen ska ha betalt för att du använder detta verk.

Han fortsätter:

– Så som arbetslivet ser ut i dag är det allt fler aktörer som skapar material som kan vara upphovsrättsligt skyddade. I ett välmående näringsliv ska även mindre aktörer få betalt för nyttjandet av detta material i enlighet med avtal. Jag tycker faktiskt att större organisationer har ett större ansvar. De bör ha koll på hur de använder till exempel bilder i presentationer som både används internt och externt.

Hur gör man då för att vara compliant i alla lägen?

Ledningen måste sätta tonen genom att själva göra rätt, men också uppmana andra att göra det. Om inte styrelsen säkerställer att det finns rutiner på plats för att följa lagar och regler kan det slå tillbaka på hela organisationen.

För att inte riskera att nyttja andras material utan tillstånd krävs det att företaget skaffar sig bättre kunskap kring hur användningen ser ut i organisationen.

– Du får bättre kontroll genom att kartlägga vilket material företaget använder och hur de behoven förhåller sig till andras immateriella rättigheter. Utifrån denna kartläggning kan du sedan ta reda på vilka avtal, licenser eller tillstånd som behövs.  Har ni stort behov av bilder kanske en bildbank med tydliga regler om användandet bör inrättas och har ni musik i er reception behöver ni sluta ett specifikt avtal för detta, säger Magnus Giese.

Utifrån denna kartläggning kan företaget sedan etablera en kontrollrutin som säkerställer att olika material nyttjas lagenligt. Det bör även finnas en process för att regelbundet sammanställa, följa upp, mäta och rapportera hur olika material nyttjas, och att ingångna avtal hålls.

– Det kan också vara lämpligt att kombinera rutiner och policys med en utbildningsinsats där man beskriver rutinerna och förklarar för medarbetarna vad som gäller, hur man inhämtar tillstånd, vad som gäller för tecknade avtal och licenser samt vad risken är om man inte gör rätt.

Läs advokatens bästa råd: Så skyddar du företagets immateriella rättigheter

Så säkerställer du regelefterlevnad – 5 tips

1. Lyft frågan. Som ledare är det viktigt att du föregår med gott exempel och följer uppsatta rutiner och processer.

2. Kartlägg och sätt rutiner. Kartlägg er användning av upphovsrättsligt skyddat material. Rutiner kan beskrivas och sammanfattas i en policy.

3. Tydliggör ansvar. Styrelsen bör utse en ansvarig person som har det operativa ansvaret att sköta regelefterlevnad och uppföljning.

4. Följ upp. Ha en återkommande uppföljningsrutin där ni mäter status på nyttjande. Hur många anställda har ni? Vad är producerat?

5. Ta hjälp. Att ha koll på alla rättigheter och följa upp användning kan vara utmanande. Ta gärna hjälp av experter som kan hjälpa till med kartläggning, rutiner och uppföljning.